1. 目的

議事録作成の主な目的は、会議や意思決定の内容を正確に記録し、後に確認できるようにすることです。議事録は、特に重要な決定が行われた会議において、第三者への説明や法的証拠として使用されます。取締役会や株主総会、会社の重要な会議では、議事録の作成と保管が法的に義務付けられている場合も多く、記録の正確性が求められます。

2. 利用方法

議事録は、主に以下の場面で利用されます。

• 取締役会や株主総会
  会社の経営方針や重要事項が決定される取締役会や株主総会では、議事録が法的に必要です。意思決定の経緯や結果を明確にするため、正確な議事録が求められます。
• 役員会議
  役員同士の会議においても、決定事項や議論の内容を記録するために議事録が作成されます。特に、組織の運営に関する重要事項が話し合われる場合には、議事録が証拠として役立ちます。
• 契約締結や大きな意思決定
  契約の締結や重要な意思決定が行われた際には、これらを議事録として残すことで、後に契約内容や意思決定の根拠を確認することができます。

3. 必要書類

議事録作成にあたって、以下の情報や書類が必要です。それぞれの項目について詳しく説明します。

• 会議参加者リスト：会議に出席した役員や株主、その他の参加者のリストが必要です。これにより、誰が会議に参加し、どのような決定がなされたかを明確に記録することができます。

• 議題と決定事項の概要：会議で話し合われた議題や、最終的に決定された事項の詳細な記録が必要です。議題ごとに何が議論され、どのような結論が出たのかを正確に記録します。

• 発言内容の要約：会議中に行われた主要な発言の要約を記録します。これは、意思決定の背景や根拠を後から確認できるようにするために重要です。発言者ごとの発言を記録し、会議の進行に沿って整理します。

• 決議の結果：各議題に対して行われた決議の結果を明確に記録します。例えば、賛成・反対の数や、どのような条件で決定されたかを具体的に記載します。

• 署名および捺印：議事録には、会議の議長および出席した役員や株主の署名や捺印が必要です。これにより、議事録の信頼性が保証され、法的効力を持つことになります。

行政書士に依頼するメリット

議事録作成は、法的に重要な文書であり、内容に不備があると法的リスクや後々のトラブルにつながる可能性があります。行政書士に依頼することで、法令に基づいた正確な議事録の作成が可能となり、会社の意思決定や会議記録を適切に残すことができます。さらに、議事録の作成や保管に関するアドバイスを受けることで、安心して業務を進めることができ、法的リスクの回避につながります。行政書士のサポートにより、議事録作成がスムーズに進むだけでなく、将来的な法的証拠としての信頼性が確保されます。