パスポート認証ってどんなときに必要？

海外での手続きでは「パスポートのコピーを認証してください」と求められることがあります。これは、提出先がパスポートで本人確認を確実に行うためです。たとえばビザの申請、海外での銀行口座開設、会社設立や契約手続き、留学や就職の申込みなど、さまざまな場面で必要になることがあります。

ただし、どのような認証が必要かは国や手続きの内容によって異なります。誤った方法で用意すると受け付けてもらえないこともあるため、必ず事前に提出先の要件を確認しておくことが大切です。

認証が必要になる主なケースとは

代表的な例としては、海外のビザ申請時に大使館や領事館から「認証付きパスポートコピー」を求められるケースがあります。また、海外で銀行口座を開くときや現地法人を設立するときにも身分証明として必要になります。そのほか、外国企業との契約、留学やインターンシップの応募、相続や海外不動産の登記などでも利用されることがあります。

 

パスポート認証の方法と種類とは

「パスポート認証」といっても、実際にはいくつかの方法があります。どの認証を使うべきかは、提出先の国や手続きの目的によって変わります。間違った方法で認証を受けてしまうと、受理されなかったり、やり直しになることもあるため注意が必要です。

主な方法は「公証役場での認証」と「大使館や領事館での認証」の2種類です。これらに加え、行政書士に依頼して手続きをスムーズに進める方法もあります。それぞれの特徴を確認しておきましょう。

公証役場での認証とは？

日本国内で最も利用されるのが、公証役場で行う認証です。公証人がパスポートのコピーを確認し、「原本と同じ内容である」と証明してくれます。海外のビザ申請や法人設立、国際的な契約では、この形式がよく使われます。公証役場は全国にあり、多くは予約制で対応しています。

大使館・領事館での認証（領事認証・アポスティーユ）

提出先の国によっては、公証役場の認証だけでは足りず、アポスティーユや領事認証が追加で必要になる場合があります。アポスティーユは外務省が発行し、領事認証は在日大使館・領事館が発行します。どちらが必要かは国ごとに異なるため、必ず提出先のルールを確認して準備することが大切です。

 

パスポート認証前に準備しておくこと

パスポート認証をスムーズに進めるには、事前の準備がとても大切です。公証役場や大使館・領事館では、書類の不備が原因で手続きが止まってしまうこともあります。必要なものをあらかじめ揃え、提出先のルールを確認しておきましょう。

必要な書類（パスポート原本・コピー・本人確認書類）

基本的に必ず必要なのは「パスポートの原本」と「そのコピー」です。どこで認証を受ける場合でも、原本確認は欠かせません。さらに、免許証やマイナンバーカードといった本人確認書類を追加で求められることもあります。海外に提出する書類では、コピーのサイズやカラー・白黒の指定がある場合もあるので、事前に確認して準備しておくと安心です。

代理申請の場合は委任状を準備

本人以外の代理人が手続きをする場合には「委任状」が必要になります。委任状には、手続きの内容や範囲、本人の署名や押印を記載しなければなりません。提出先によっては、英語版や翻訳付きの委任状が求められるケースもあるため注意が必要です。

提出先の要件を事前に確認する

必要な認証の種類は提出先によって異なります。公証認証、アポスティーユ、領事認証のどれが必要なのかをあらかじめ確認しておくことが重要です。特に初めての方は、行政書士に相談すると効率よく準備ができ、手続きも安心して進められます。

 

パスポート認証の流れとは

パスポート認証は、目的によって必要な方法や手続きの順番が少しずつ異なります。ただし、大まかな流れは共通しているので、全体像をつかんでおくと安心です。ここでは、初めての方でも迷わず進められるように、一般的なステップを順番にご紹介します。

ステップ1：必要な認証の確認と費用の把握

まず提出先（企業、学校、役所など）からどの種類の認証が必要かを確認します。そのうえで、公証役場や大使館へ問い合わせ、予約が必要かどうかや費用の目安を調べておきましょう。行政書士に相談すれば、費用や手続きの流れをまとめて案内してもらえるので便利です。

ステップ2：書類の準備と提出方法

次に必要書類を揃えます。パスポート原本とコピー、本人確認書類、代理申請の場合は委任状も用意しましょう。提出方法は窓口への持参が基本です。大使館によっては郵送を受け付ける場合もありますが、公証役場では必ず原本を提示する必要があるため、必ず持参してください。

ステップ3：当日の手続き（持ち物・時間の目安）

当日は本人確認書類と手数料を持参し、公証役場や大使館の窓口で申請します。公証役場であれば30分〜1時間ほどで完了することが多いです。大使館の場合、即日で済む国もあれば数日を要する国もあるため、必ず事前に確認しておくことが大切です。行政書士に依頼すれば、これらの手続きを代理で行うこともできます。

行政書士に依頼する場合の流れ

行政書士は必要書類の案内から実際の認証手続きまで一括でサポートしてくれます。多忙な方や初めてで不安な方は、手続きを任せることで時間や労力を大幅に減らせます。

公証役場・大使館で認証を受ける場合の注意点

公証役場は予約制が多く、当日はパスポート原本の提示と署名で手続きが完了します。一方、大使館は予約不要の国もありますが、受付時間が限られていることがよくあります。国によって流れが大きく異なるため、必ず事前に確認してから動きましょう。

 

パスポート認証の費用と目安とは

パスポート認証を行うときに気になるのが費用です。どの方法を選ぶか、どこで手続きをするかによって金額は変わります。あらかじめ相場を知っておけば、無駄な出費を避けてスムーズに準備ができます。ここでは「公証役場」「大使館・領事館」「行政書士に依頼する場合」の費用目安を整理しました。

公証役場での認証手数料

公証役場での費用は、日本語の書類で1通あたり5,500円、英語の書類で1通11,500円が目安です。英語の方が高額になるため注意が必要です。日本語と英語を同時に認証できる場合もありますが、対応は提出先のルールによって異なりますので、事前に確認しておきましょう。

大使館・領事館認証にかかる費用

大使館や領事館での認証費用は国ごとに違います。数千円で済む場合もあれば、1万円を超えることもあります。外務省が発行する「アポスティーユ」の場合は1通400円と比較的安価ですが、郵送での申請や代理人を通す場合には別途費用がかかることがあります。金額は必ず提出先や大使館のホームページで確認しておきましょう。

行政書士に依頼する場合の費用相場

行政書士に依頼する場合は、事務所によって異なりますが、だいたい2万円〜3万円程度が目安です。公証役場や大使館での代行手続き、委任状の作成などを含めると追加費用が発生することもあります。依頼前に見積もりを確認しておくと安心です。

 

まとめ

パスポート認証は、ビザ申請や海外での銀行口座開設、法人設立など、さまざまな国際的な手続きで必要になる大切なステップです。ただし、どの認証が必要かは提出先や目的によって異なるため、事前にしっかり確認しておくことが欠かせません。

必要書類を揃え、流れや費用の目安を理解して準備しておけば、手続きをスムーズに進められます。初めてで不安な方や時間が取れない方は、行政書士に依頼することで手間を減らし、安心して手続きを進めることができます。