電子定款ってなに？

会社をつくるときに必ず必要になるのが「定款（ていかん）」という書類です。定款には、会社の目的や事業内容、運営のルールなどが細かく記載されており、いわば“会社の設計図”のような役割を持っています。

これまでは紙の定款を作成して、公証役場で認証を受けるのが一般的でした。しかし近年は、パソコン上で作成してオンラインで認証を受けられる「電子定款」という方法が主流になりつつあります。電子定款はPDF形式で作成し、電子署名を付けたうえで公証役場に送信する仕組みです。さらに、公証役場に直接出向かなくても手続きができるため、時間や労力の負担も減らせます。

ただし、自分で電子定款を作成する場合は、電子証明書や専用ソフト、ICカードリーダーなどの準備が必要になります。これらの準備は費用もかかり、操作に慣れていないと難しく感じる方も少なくありません。そのため、多くの方は行政書士など専門家に依頼して、スムーズに手続きを進めています。

 

電子定款のメリット・デメリット

電子定款は、会社設立の手続きを効率よく進めたい方にとって非常に便利な方法です。コストを抑えられる一方で、準備や利用環境に注意が必要な点もあります。ここでは、電子定款を選ぶときに知っておきたいメリットとデメリットをわかりやすくまとめました。

 

電子定款のメリット

電子定款の最大の魅力は、紙の定款に必要な4万円の印紙代が不要になることです。これにより、会社設立の初期費用を大きく削減できます。

定款の作成から認証までをすべてデータでやり取りできるため、公証役場に出向かずに手続きを完了できるのも大きな魅力です。移動の時間や負担が減り、スケジュールの調整もしやすくなります。
さらに、行政書士などの専門家に依頼すれば、複雑な準備や操作を任せられるため、不安なく進められます。

 

電子定款のデメリットや注意点

自分で電子定款を作成する場合は、機材やソフトの準備に時間や費用がかかり、操作スキルも求められるため、大きな負担となりがちです。さらに、オンライン提出が基本のため、システムの不具合や不明点が生じた際には自力で対応しなければならない点にも注意が必要です。

さらに、定款の内容に不備があった場合でも、紙のようにその場で訂正できるわけではありません。修正が必要になると再提出となり、手続きが長引く可能性がある点にも注意が必要です。

 

電子定款の作成・認証の流れ

電子定款を利用すると、会社設立の手続きを効率的に進められますが、作成から認証までにはいくつかの準備とステップが必要です。ここでは、実際に電子定款を作成して認証を受けるまでの流れを、分かりやすくご紹介します。

 

作成前に準備するもの

電子定款を作るには、次のような準備が必要になります。

• 会社の基本情報（商号、所在地、事業目的、役員構成など）
• 代表者の電子証明書（マイナンバーカードや公的個人認証サービス）
• 電子署名ソフトやPDF作成ソフト
• ICカードリーダー（電子署名を行う際に使用）

これらは必須となる道具・情報です。特に電子証明書や電子署名ソフトは、初めての方にとっては準備が難しく感じることもあります。会社の基本情報についても、曖昧なままでは後から修正が必要になる場合があるため、あらかじめしっかり決めておくことが大切です。

 

電子定款の作成から認証までの手順

準備が整ったら、次のような流れで電子定款を作成・認証していきます。

1. ワードなどで定款を作成し、内容をしっかり確認
2. 作成した定款をPDF形式に変換
3. 電子署名を付け、電子定款として完成させる
4. 日本公証人連合会の「登記・供託オンライン申請システム」を使って、公証役場にオンライン提出
5. 公証人が内容を確認し、問題がなければ電子認証を受ける

認証が完了すると、電子署名が付与された認証済み定款データが返送されます。このデータをそのまま会社設立登記の手続きに利用できます。

なお、認証手続きは平日の営業時間内に限られます。また、公証役場から修正を求められる場合もあるため、余裕を持ったスケジュールで進めることが大切です。混雑がなければ、公証役場での認証そのものは15〜30分程度で完了するケースが一般的です。

 

電子定款は行政書士に依頼すると便利

電子定款はコスト削減や手続きの効率化につながる一方で、準備や操作には専門知識が必要です。
「電子署名の設定がよく分からない」「PDF変換や公証役場とのやり取りに不安がある」といった理由から、専門家である行政書士に依頼する方が増えています。

行政書士に任せれば、煩雑な作業をすべて代行してもらえるため、手続きを確実かつスムーズに進めることができます。特に、会社設立にかかる時間を短縮したい方や、余計な手間を省きたい方にとっては大きなメリットとなります。

 

行政書士による電子定款代行サービスの流れ

行政書士に電子定款の作成を依頼すると、次のような流れで進んでいきます。

1. 1. ヒアリングと必要情報の確認
      設立する会社の基本情報（商号・所在地・目的・役員構成など）を行政書士が丁寧にヒアリングします。ここでの内容が定款に反映されるため、正確さが重要です。
   2. 定款の原案作成とチェック
      ヒアリング内容をもとに行政書士が定款の原案を作成し、同時に法的なチェックを行います。条文の誤りや不要な記載を防ぐことができます。
   3. PDF化と電子署名
      完成した定款をPDF形式に変換し、専用ソフトで電子署名を付与します。依頼者自身で電子証明書を準備する必要はなく、行政書士の設備で対応できるケースがほとんどです。
   4. 公証役場への提出・認証手続き
      行政書士がオンラインで公証役場に提出し、認証手続きを代行します。公証人から修正依頼があっても行政書士が対応するため、やり取りの負担を大幅に減らせます。
   5. 認証済み電子定款の納品
      認証が完了すると、電子署名済みの定款データが依頼者に納品されます。そのデータを使って、会社設立登記へと進むことができます。

 

よくある質問

電子定款について調べていると、「費用はどのくらいかかるの？」「自分でも手続きできるの？」「認証にはどのくらい時間が必要？」といった疑問を持つ方が多くいらっしゃいます。
ここでは、実際に多く寄せられる質問を取り上げ、行政書士に依頼した場合との違いも交えて分かりやすく解説します。ご自身の状況に合わせて参考にしてください。

 

電子定款にすると費用は安くなる？

はい。電子定款を利用すれば、紙の定款に必要な4万円の印紙代が不要になるため、その分コストを抑えられます。

行政書士に依頼すると報酬は必要になりますが、印紙代の節約分で差し引きすれば多くの場合は全体の費用を抑えられます。加えて、自分で準備や操作をする負担を減らせるため、費用面と効率面の両方でメリットがあります。

 

自分で作成するのと行政書士に依頼するのはどう違う？

自分で電子定款を作成する場合は、専用ソフトの準備や電子署名の設定、PDF変換、公証役場とのやり取りまでをすべて自力で行う必要があります。そのため、慣れていない方にとっては想像以上に手間や時間がかかることも少なくありません。
行政書士に依頼すれば、作成から署名・提出・認証まで一括して任せられ、不備の防止にもつながるため、安心して進めたい方に適しています。

 

認証にかかる期間はどれくらい？

通常、電子定款の認証は1〜2営業日程度で完了するのが一般的です。
ただし、公証役場の混雑状況や、定款内容に修正が必要になった場合は日数が延びることもあります。スケジュールに余裕を持って準備することが大切です。

 

まとめ

電子定款は、紙の定款と比べて4万円の印紙代を節約できるだけでなく、手続きをオンラインで完結できる便利な仕組みです。会社設立を考える方にとって、大きなメリットとなります。

ただし、自分で準備するにはマイナンバーカードや専用ソフトなどが必要で、操作にも専門的な知識が求められます。初めての方にとっては負担が大きく感じられるかもしれません。

そこで頼りになるのが行政書士です。行政書士に依頼すれば、煩雑な作業を一括で任せられるため、効率的かつ確実に手続きを進められます。会社設立のスタートをスムーズに切りたい方には、行政書士のサポートを利用するのが安心でおすすめです。